Czy wypowiedzenie wysłane e-mailem czyli pocztą elektroniczną jest skuteczne?

Wśród osób zajmujących się zagadnieniami z zakresu kadr i płac nierzadko pojawia się wątpliwość: czy wypowiedzenie umowy o pracę wysłane e-mailem czyli pocztą elektroniczną jest dopuszczalne i prawnie skuteczne?

Odpowiadając na tak postawione pytanie należy w pierwszej kolejności podkreślić, iż forma pisemna wypowiedzenia stosunku pracy nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności. Z tego powodu skuteczne jest także oświadczenie woli o wypowiedzeniu/rozwiązaniu umowy o pracę złożone elektronicznie, np. e-mailem. Przy czym rozstając się z pracownikiem w taki sposób trzeba zadbać o opatrzenie dokumentu wypowiadającego kwalifikowanym podpisem elektronicznym w okresie ważności tego certyfikatu.

Zgodnie z art. 30 § 3 K.p., oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o prace powinno nastąpić na piśmie. Przepis ten nie zastrzega jednak rygoru nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej wypowiedzenia ani nie pozbawia go skuteczności, o ile oświadczenie o wypowiedzeniu doszło do adresata w taki sposób, że mógł on się z nim skutecznie zapoznać. Takie oświadczenie będzie wadliwe co do formy, ale będzie skuteczne prawnie (por. wyrok SN z 5 maja 2016 r., sygn. akt II UK 280/15).

Dla uniknięcia zarzutu naruszenia przepisów o wypowiadaniu umów o pracę, pracodawca powinien przygotować pismo wypowiadające w formie pisemnej lub elektronicznej. W tym drugim przypadku dokument w postaci elektronicznej należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest równoznaczny w skutkach z podpisem własnoręcznym. Formy te są równoważne (art. 78¹ K.c. w zw. z art. 300 K.p.).

Szczegółowe regulacje w zakresie formy czynności prawych zawiera Kodeks cywilny, którego przepisy stosuje się odpowiednio do stosunku pracy na mocy art. 300 K.p.

Zgodnie z art. 78¹ § 1 i 2 Kodeksu cywilnego, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Z uwagi na fakt, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoznaczny w skutkach z podpisem własnoręcznym, „elektroniczne” oświadczenie o wypowiedzeniu (np. wysłane mailowo jako podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym skan pisma wypowiadającego) jest prawnie skuteczne i legalne.

Podkreślmy, że:

• doręczenia pisma wypowiadającego lub rozwiązującego stosunek pracy można dokonać pracownikowi w dowolny sposób (np. za pośrednictwem operatora pocztowego lub firmy kurierskiej), przy czym musi on mieć możliwość skutecznego zapoznania się z treścią pisma (skuteczność oświadczenia pracodawcy nie zależy od tego, czy z tej możliwości skorzysta – por. art. 61 § 1 zd. 1 K.c. oraz wyrok SN z 16 marca 1995 r., sygn. akt I PRN 2/95);

• gdy omawiane pismo zostało sporządzone w formie elektronicznej, przesyła się je kanałami elektronicznymi –  w takim przypadku najbezpieczniejsze jest wysłanie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę na służbową skrzynkę e-mail, zaś gdy pracownik takowej nie posiada, to można posłużyć się tu prywatnym adresem mailowym pracownika, pod warunkiem, że uprzednio za jego pośrednictwem komunikowano się już z zatrudnionym lub jeśli taki adres dobrowolnie podał on pracodawcy, godząc się na otrzymywanie tą drogą wiadomości z zakładu pracy;

• z dniem doręczenia wiadomości e-mail z pismem wypowiadającym zaczyna swój bieg okres wypowiedzenia umowy o pracę (ewentualnie dzień ten jest ostatnim dniem pracy w przypadku „mailowego” rozwiązywania umowy o pracę bez wypowiedzenia).